Teamassistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Immobilienverwaltung

Organisationstalent trifft Immobilien-Know-how!

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Du arbeitest gerne eigenständig, kommunizierst sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und hast Freude daran, Dinge aktiv voranzubringen?

Dann bist du bei uns genau richtig.

Wir suchen eine zuverlässige und engagierte Teamassistenz (m/w/d), die unsere Geschäftsleitung im Tagesgeschäft unterstützt und gleichzeitig Verantwortung für vielfältige Aufgaben rund um unsere Wohn- und Gewerbeimmobilien übernimmt.

Dich erwartet eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und einem vielseitigen Aufgabenbereich – von der Organisation im Backoffice über die Immobilienverwaltung bis hin zur Koordination von Handwerkern und Dienstleistern.

Deine Aufgaben

Assistenz & Organisation

• Du bist eine zentrale Ansprechperson für unsere interne und externe Kommunikation – persönlich, telefonisch und schriftlich.
• Du organisierst das Reise- und Terminmanagement der Geschäftsleitung und kümmerst dich um die Prüfung und Abrechnung von Reisekosten.
• Du erstellst Auswertungen, Reports und Statistiken und bereitest damit wichtige Entscheidungsgrundlagen auf.
• Du unterstützt bei vorbereitenden Tätigkeiten in der Buchhaltung sowie bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Immobilienverwaltung

• Du betreust die Vermietung unserer Wohn- und Gewerbeimmobilien – von der ersten Interessentenanfrage bis zum Abschluss des Mietvertrags.
• Du erstellst, pflegst und verwaltest Mietverträge sowie die dazugehörigen Vertragsunterlagen.
• Du schaltest Vermietungsanzeigen auf geeigneten Plattformen, bearbeitest Anfragen und bist Ansprechpartner für Mietinteressenten.
• Du führst Besichtigungen durch und begleitest Interessenten professionell durch den Vermietungsprozess.
• Du erstellst Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen sowie Jahresabrechnungen.
• Du überwachst die Mietzahlungseingänge und unterstützt beim Forderungsmanagement.

Dienstleister & Instandhaltung

• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit Hausmeistern, Handwerksbetrieben und weiteren Dienstleistern.
• Du planst und koordinierst Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.
• Du beauftragst Handwerksunternehmen, koordinierst deren Einsätze und behältst Termine, Qualität und Umsetzung im Blick.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft, Immobilienverwaltung oder Assistenz.
• Praktische Erfahrung in der Immobilienverwaltung ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Word, Excel und Outlook.
• Eine strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Kommunikationsstärke, ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie ein gutes Gespür für unterschiedliche Ansprechpartner.
• Einsatzfreude, Lernbereitschaft und eine positive, lösungsorientierte Einstellung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

• Eine vielseitige Position mit Verantwortung und abwechslungsreichen Aufgaben
• Kurze Entscheidungswege und ein persönliches Arbeitsumfeld
• Ein junges, motiviertes und kollegiales Team
• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung
• Lukrative Mitarbeiterrabatte auf unser gesamtes Warensortiment
• Attraktive Rabatte auf unserer Benefit Plattform
• Kaffee- und Wasser-Flatrate
• Kostenlose Parkplätze direkt am Arbeitsplatz

Und vor allem: Bei uns bist du nicht einfach „die Assistenz“. Du übernimmst eine wichtige Schnittstellenfunktion, kannst eigene Ideen einbringen und trägst aktiv dazu bei, dass unser Unternehmen und unsere Immobilien professionell organisiert und weiterentwickelt werden.